– Adicional noturno e folha de ponto dos professores e técnicos administrativos lotados no departamento – pegar assinatura do Chefe do Departamento e dar encaminhamento para o Departamento de Gestão de Pessoas.
– Afastamento simples – pegar assinatura do Chefe do Departamento, dar encaminhamento para o Departamento de Gestão de Pessoas e para a Reunião do Conselho do Departamento.
– Afastamento para doutorado – pegar assinatura do Chefe do Departamento, dar encaminhamento para o Departamento de Gestão de Pessoas e para a Reunião do Conselho do Departamento.
– Afastamento para pós doc – pegar assinatura do Chefe do Departamento, dar encaminhamento para o Departamento de Gestão de Pessoas e para a Reunião do Conselho do Departamento.
– Afastamento para o exterior – pegar assinatura do Chefe do Departamento, dar encaminhamento para o Departamento de Gestão de Pessoas e para a Reunião do Conselho do Departamento.
– Alocação de disciplinas – alocar todas as disciplinas ofertadas pelo departamento de acordo, de acordo com as necessidades do curso, ou seja, levando em consideração o número de alunos e utilização de laboratórios.
– Atas de Reuniões – elaborar ata passar ao chefe para aprovação ou possíveis alterações, após retificações encaminhar aos conselheiros e colher assinaturas.
– Arquivo de documentos – organizar e arquivar toda a documentação referente às disciplinas e ao departamento em geral, em pastas e arquivos respectivos, assim como manter arquivo digital dessa documentação.
– Avaliação de Desempenho – Retirada do processo n o RH, indicação da comissão, aprovação na reunião, encaminha o processo para o presidente da comissão, aprovação do relatório na reunião do departamento, após envia ao para o RH.
– Bolsa Monitoria – receber documentação, pegar assinaturas e encaminhar para setor responsável para aprovação da bolsa, preencher a planilha para a coordenação acadêmica, divulgação da quantidade de bolsas para docentes, definição dos docentes selecionados e encaminhamento para providenciar a documentação.
– Compras – encaminhamento das tramitações de compras necessárias, busca de orçamentos, elaboração das requisições em conjunto com os técnicos de laboratório, participação das reuniões com a ProAd.
– Concursos públicos e processos seletivos – preparação e acompanhamento de todo o processo para contratação de docente: elaboração e encaminhamento de edital, formação da banca examinadora, controle de número de candidatos inscritos, verificar necessidade ou não de prorrogação de inscrições, preparação dos documentos e materiais necessários para a banca examinadora utilizar nos dias das provas, reserva de salas para o concurso, pagamento de pró-labore, reembolso de transporte, agendamento de hospedagem, declarações de participação em bancas para os membros, (preparar café), agendamento de transporte.
– Controle de Processo da PROEX – encaminhar para aprovação ou autorização das atividades, participação de docentes alocados no departamento, assim como encaminhamento para Reunião do Conselho do Departamento.
– Controle de Verba do Departamento – controle de quanto tem de dinheiro e no que foi gasto mediante as solicitações de compras encaminhadas.
– Controle do Calendário Acadêmico e Administrativo – se atentar a todas as datas e prazos importantes relacionadas com as atividades do departamento.Acesse o calendário aqui.
– Controle de Bens Patrimoniados – em nome dos docentes (encaminhamentos).
– Controle de Lançamento de Planos de Ensino pelos Docentes – encaminhar aos docentes o período que o sistema está aberto para lançamento e acompanhar os lançamentos para inserção dos dados.
– Declarações – elaborar declarações solicitadas pelos professores e pegar assinatura do Chefe do Departamento (declaração de participação em bancas, vale-transporte, etc).
– Deliberações das Reuniões de Conselho – elaborar ofícios, memorando de tudo que foi deliberado nas reuniões e dar encaminhamentos.
– Distribuir correspondência dos docentes – alocação nos seus devidos escaninhos.
– Férias – encaminhar os formulários de férias dos professores alocados no departamento. Baixe o formulário de Férias clicando aqui, e o formulário de retificação de férias aqui.
– Fichas de caracterização – elaboração e encaminhamento de fichas de caracterização de disciplinas alocadas no departamento, quando da criação de novas disciplinas ou mudanças nas já existentes, acompanhar as aprovações e lançamentos no sistema.
– Mapa de Ajuste – acompanhar a pré-inscrição para detectar possíveis problemas.
– Notas e Frequências – lembrar aos professores do departamento sobre prazo de digitação e entrega de notas e frequências, acompanhamento do processo de digitação de notas e frequências e retificação das mesmas, assim como receber dos professores, organizar e arquivar as listas de notas e frequências.
– Ofícios e circulares – elaboração e envio de ofícios e circulares diversas, tendo controle do número, assunto e para quem foi endereçado.
– Oferta de disciplinas – encaminhar as coordenações de cursos o prazo para as solicitações das disciplinas, receber todas as solicitações, alocar as disciplinas para os docentes, observar possíveis conflitos de horário, lançamento no sistema e acompanhamento do processo. fazer no ProGrad, semestralmente, a oferta das disciplinas alocadas no departamento, assim como cadastrar professores, dias e horários para cada disciplina, e fazer o deferimento ou não dos alunos inscritos nas disciplinas. – Primeira Fase de Inscrição dos Alunos – acompanhar se as vagas oferecidas foram suficientes caso não tenha sido suficiente a quantidade de vagas oferecidas deve-se contatar o professor para verificar a possibilidade de aumento do número de vagas, em caso de ocorrência de problemas a resolução é tratada diretamente a São Carlos- Segunda Fase de Inscrição dos Alunos – acompanhar se as vagas oferecidas foram suficientes negociar com professor a possibilidade de aumento do número de vagas, providenciar a manutenção do mapa de inscrições.
– Planos de Ensino – lançamento de objetivo e ementa, conferência semestral se todas as disciplinas ofertadas estão com planos inseridos e atualizados.
– Processo Eleitoral – providenciar todos os trâmites necessários para realização da eleição das chefias.
– Processos de Equivalência de Disciplinas – a coordenação de curso seleciona as disciplinas a qual será pedida equivalência elabora a papelada necessária e encaminha para o departamento que aloca a disciplina. A secretária de departamento encaminha o processo para os professores e após esse dar seu parecer, devolve o mesmo para a coordenação de curso.
– Processos de Redistribuição / Remoção de Servidores – encaminhar para reunião, elaborar ofício de deliberação e encaminhar ao RH.
– Retificação de Notas e Frequências – Coletar assinatura do chefe, encaminhar o formulário para CAPA e acompanhar via ProGrad o processo de retificação da mesma. Acesse o formulário clicando aqui.
– Recebimento do Relatório de Atividades – para levantamento do esforço docente.
– Relatório de Afastamento – encaminhar para o conselho de departamento, elaborar o ofício de aprovação e encaminhar ao RH.
– Reuniões do Conselho do Departamento – fazer a convocação dos membros do Conselho, elaborar e enviar pauta para os membros, fazer lista de presença, secretariar a reunião.
– Reserva de salas – efetuar reservas de salas e laboratórios solicitadas pelos professores ou quando houver necessidade (para aulas, concursos e eventos em geral).
– Solicitação de Diária – para docentes em viagens técnicas, visitantes, palestrante.
– Solicitação de Numerário – preenchimento de formulário, coleta de assinaturas, encaminhamento e controle de pagamentos.
– Solicitação de Reembolso de Passagem – preencher formulário, anexar documentos, coletar assinaturas, encaminhar e acompanhar o pagamento.
– Tramitação de documentos – cadastrar, dar entrada e saída no sistema Tramite de todos os documentos que entrem, saiam ou passem pelo departamento.